Как построить рабочую фазу: конкретные примеры

Как найти, собрать и взвесить идеи, понять и проанализировать проблемы, разработать решения и продумать их реализацию, точно определить задачу, найти и сформулировать цели или сформулировать критические замечания? Предлагаемые примеры задач наглядно показывают, как с помощью контрольных вопросов можно создать рабочую фазу. Составление рабочей фазы зависит от системы контрольных вопросов, которые логически построены относительно друг друга и должны шаг за шагом привести команду к намеченным результатам. 

У команды наблюдаются постоянные проблемы с планированием и развитием проектов: сроки нарушаются, частные результаты не сходятся, клиенты часто сердятся из-за того, что разработанный программный продукт вопреки их ожиданиям оказался не столь совершенным, и т.д.

Они пригласили консультанта для поддержки команды, чтобы выявить слабые места и причины сбоев, так как в команде не было единого мнения о происхождении трудностей. Одни полагали, что проблемы связаны с неправильной методикой планирования, другие были убеждены, что сложности состоят в том, что клиенты сами не знают, чего хотят, третьи склонялись к тому, что в команде слишком мало участников.

На этапе подготовки консультант провел анализ участников и разъяснил задачу. В качестве следующего шага надо продумать структуру рабочей фазы. Начать следует с контрольного списка с нижеприведенными вопросами.
Как сформулировано задание, т.е. задача рабочей фазы? У команды проблемы с планированием и развитием проектов. Задача состоит в том, чтобы проанализировать все проблемы, распознать наиболее серьезные и вскрыть их причины.
Каких результатов нужно достигнуть в конце рабочей фазы? Необходимо составить список важнейших проблем команды. Для каждой проблемы нужно найти ясную формулировку причины. Должны быть акцентированы три важнейшие проблемы.
В чем заключается исходная база для рабочей фазы? Члены команды знают свои повседневные проблемы. Однако они объясняют их различными причинами и принимают различные мелкие неприятности за необычайно важные. В команде нет никаких личных конфликтов. Все обсуждения проходят в чисто деловой атмосфере. Участники команды все хорошо мотивированы и уверенно справляются с проблемами.
Какие вопросы необходимо поставить? Для достижения цели команда должна ответить на вопросы как можно более полно. Следующим шагом вопросы должны быть приведены в соответствующий порядок.
В какой последовательности следует задавать вопросы?

Вопросы должны быть сформулированы таким образом, чтобы с ответами на них можно было работать дальше. Эти главные вопросы образуют структуру рабочей фазы.
Какие существуют проблемы в области планирования и реализации проекта?
Какие есть конкретные примеры, иллюстрирующие каждую проблему?
Как это сказывается на ежедневной работе?
Как долго существуют эти проблемы в команде?
Какая из проблем раздражает клиентов больше всего?
Какая из проблем самая значительная?
Кого еще касается каждая проблема?
Какая из проблем является наиболее сложной?
Каковы причины возникновения данной проблемы?
Какие три проблемы наиболее важны и почему?

При помощи главных вопросов рабочая фаза уже структурирована. Теперь можно еще раз обратиться к отдельным вопросам и подумать, стоит ли усиливать результат посредством того иного особого вопроса. Уже готовую составленную структуру рабочей фазы таким образом можно еще раз проверить и при необходимости дополнить.

Типичные рабочие фазы

Каждое рабочее заседание должно стремиться к конкретному и определенному результату. Составление рабочей фазы зависит от системы контрольных вопросов, которые логически построены относительно друг друга и должны шаг за шагом привести команду к намеченным результатам.

Контрольные вопросы должны заставить вас задуматься о том, как лучше организовать рабочую фазу. Мы не хотим и не можем предложить вам запатентованные рецепты, провозгласив: «На рабочем заседании со следующим типом задачи нужно так начать, так продолжить и вот так закончить». Каждая ситуация индивидуальна и хороший консультант должен во время рабочего заседания составить индивидуальную рабочую фазу и учесть конкретную ситуацию.

Конечно, рассказать обо всех типах задач невозможно. Поэтому мы представим типичные, может быть, знакомые вам примеры задач, чтобы наглядно показать, как с помощью контрольных вопросов можно создать рабочую фазу. Следующие типы задач покажут это точнее.
Найти, собрать и взвесить идеи.
Понять и проанализировать проблемы.
Разработать решения и продумать их реализацию.
Точно определить задачу.
Найти и сформулировать цели.
Продумать обратную связь и сформулировать критические замечания.

Найти, собрать и взвесить идеи

Типичная исходная ситуация. На рабочем заседании должен быть продуман важный вопрос. Надо найти, структурировать, взвесить возможные решения и альтернативы.

Пример. Предприятие решило ввести единый проектный менеджмент, основанный на электронной обработке данных. Господин Мюллер получил задание создать проектную группу и до конца года представить проектный план совету директоров. Мюллер хотел на первом же заседании со своей группой выяснить, о чем конкретно идет речь, и получить черновой набросок «картины проблемы».

Возможное построение рабочей фазы
Как звучит первоначальный вопрос? В нашем примере вопрос будет звучать так: что надо сделать, чтобы к концу года представить хороший проектный план?
Какие есть идеи на этот счет?
Как можно их распланировать и обобщить?
Какие из них являются для нас самыми важными и почему? Этот шаг обрисует сложные темы, которые будут отражены в проектном плане. Вопрос важен, так как все участники заседания должны понимать и принимать во внимание все основания для оценки данных.
План действий: кто, что, вместе с кем и в какие сроки должен сделать?

Понять и проанализировать проблемы

Типичная исходная ситуация. Появилась проблема. Она должна быть проанализирована на рабочем заседании. В конце заседания причины проблемы и возможные последствия должны быть поняты и четко изложены.

Возможное построение рабочей фазы
Какие типичные случаи/примеры наглядно поясняют проблему?
Каковы временные параметры проблемы? С какого времени, как часто и как долго?
Как мы можем уточнить проблему? Как коротко, ясно и наглядно объяснить проблему?
Кто понесет убытки?
Кому проблема не помешает и кто на ней наживается?
Отчего возникла данная проблема, в чем причина?
Почему возникли эти причины? Часто имеет смысл поставить вопрос относительно предпосылок возникновения самих причин. В этом случае гарантируется «достаточная глубина погружения». Так, например, причиной «первого уровня» частого выхода из строя некоего механизма может быть определенная деталь, которая часто и легко ломается. В свою очередь причиной этого, т.е. предпосылкой возникновения причины, может быть недоброкачественное сырье, производственный брак или неправильное хранение.
План действий: собрать информацию, оказать содействие, принять необходимое решение, ликвидировать причины.

Разработать решения и продумать их реализацию

Типичная исходная ситуация. Сначала требуется описать и распознать, а главное — понять проблему. После этого в рамках рабочего заседания следует разработать решения. Одно из них должно быть выбрано и реализовано.

Возможное построение рабочей фазы
Как ясно, коротко и наглядно объяснить проблему?
Какие решения уже были использованы? Каковы были результаты?
Как такие проблемы решаются в других местах?
Чего конкретно необходимо достичь путем реализации этого решения (критерий успеха)?
Каким требованиям должно удовлетворять решение и какие из этих требований самые важные?

Очень важно ответить на эти и предыдущие вопросы и точно установить критерии решения. Иначе могут возникнуть различные недопонимания. Может случиться, что часть группы будет искать совершенное решение проблемы в производственном процессе, который уже десять лет стабилен; другая ее часть будет исходить из предположения, что проблема должна быть решена в рамках следующей реорганизации производственного процесса и поэтому требуется только краткосрочное решение. Здесь недопонимание запрограммировано заранее.
Какие общие условия (время, деньги, персонал) следует принять во внимание?
Какие еще существуют варианты решений?
Какое решение больше всего подходит к нашим критериям успеха?
План действий: кто, что, вместе с кем и в какие сроки должен сделать.

Точно определить задачу

Типичная исходная ситуация. Частью проекта X является задача, в формулировке которой есть некоторые пробелы: установленные сроки, величина доступного бюджета. Также в формулировке задачи есть некоторые непонятные места. Так, например, фигурирует фраза «сделать быстро и просто, как только это возможно». Команда должна сначала уточнить задачу, точно и понятно сформулировать ее и согласовать с заказчиком. Иначе могут легко возникнуть недопонимания. Например, команда может разработать проект, бюджет которого сильно превышает первоначальный.

Пример. Последние опросы клиентов показывают ясно и четко: процедура рассмотрения жалоб воспринимается почти всеми клиентами как занимающая слишком много времени, пространная, неудобная и бюрократическая. Поэтому необходимо решительно упростить механизм рассмотрения жалоб. Конкретно: составление жалоб и их рассмотрение должны проходить для клиентов максимально оперативно и просто. Систематическое рассмотрение следующих главных вопросов приведет команду шаг за шагом к желаемому уточнению задачи.

Возможное построение рабочей фазы
Как звучит точная формулировка задачи?
Что является предпосылкой/основанием данной задачи?
Кто поставил задачу?
Какие моменты оговариваются заказчиком перед выполнением заказа?
Какие общие условия (время, деньги, персонал) следует принять во внимание?
Как обоснована эта задача?
Какая выгода ожидается от выполнения заказа?
Кто и как заинтересован в заказе?
Какую цель мы хотим достигнуть?
Что не должно восприниматься как успех?
Какие сведения и параметры служат доказательством достижения цели?
Как мы получим эти сведения и определим эти параметры?
План действий: кто, что, вместе с кем и в какие сроки должен сделать (сбор недостающей информации, согласование уточнений с заказчиком).

Найти и сформулировать цель

При всех видах совместной работы должен быть достигнут результат и всегда важно точно сформулировать цель. Цель — это очень конкретное и детальное описание того, что нужно получить. Должны быть указаны как результат в целом, так и его составляющие. Цель должна быть измеримой, конкретной, детально описанной, с точно установленным сроком, наглядной, осмысленной, реальной и стимулирующей.

Типичная исходная ситуация. На базе четкого проектного задания должен быть создан целевой каталог, в который входят сама цель и подцели.

Возможное построение рабочей фазы
Как сформулирована цель задания?
Наглядность цели: что должно быть достигнуто? Этот шаг поможет понять цель.
Что к цели не относится? Где проходят границы цели? Чтобы избежать недопонимания, целесообразно разъяснить, чего данная цель не требует.
Кому какую пользу принесет проект?
Что произойдет, если цель не будет достигнута?
Когда ожидается достижение цели?
Посредством каких показателей мы сможем без сомнения констатировать достижение цели?
Какие меры стоит принять для достижения цели?
Каковы важнейшие частные и промежуточные цели?
Посредством каких показателей мы сможем без сомнения констатировать достижение каждой подцели?
В какие временные рамки нужно уложиться? До какого времени мы должны достигнуть каждой частной цели?
Кто ответственен за каждую частную цель?

Автор: доктор Андреас Эдмюллер ( Andreas Edmuller), доктор наук, приват-доцент, преподаватель философии Мюнхенского университета. Материал публикуется в адаптированном переводе с немецкого.

Источник elitarium.ru 

За матеріалами hitjob.com.ua