Офіс, телефон, рицепшн... Частина перша

Послужлива уява домальовує картинку-асоціацію: більш-менш гламурна блондинка... (... прослідковується прямий взаємозв'язок між довжиною ніг і рейтингом компанії), що сидить за барикадами з факсів і ксероксів і натискує кнопочки на телефоні наманікюреними пальцями. Ось вона, гроза всіх законних дружин з анекдотів. Насправді, це персонаж з коміксів. А в житті все не так легендарно і яскраво, швидше, навпаки. Картинка тускніє при одному лише спогаді про офісну метушню і ненормований робочий день. Зате відсутність глянцю «компенсується» різноманітністю клопотів і стресових ситуацій. Проте, одне залишається непорушним. Секретар — в усіх відношеннях — обличчя компанії. А також її голос, постава, хода і манери. Але зовнішність — це не довжина ніг і лінія вилиць. Це віддзеркалення внутрішньої суті: чіткість і плавність, суворість і м'якість, жорсткість і тактовність. Єдність протилежностей. Хороший секретар в компанії за своєю значимістю не поступається міфічному секретареві партійного осередку. Без нього зупиняться всі життєво важливі процеси фірми, замре робота і загине «офісний планктон». Зайнявши міцні позиції в екосистемі підприємства (не менш значимі, між іншим, ніж будь-якого іншого співробітника або навіть директора), «правильний» секретар стає серцем компанії, тоді як керівник — її мозок. Якщо справи йдуть саме так — ви на своєму місці. Цей критерій дуже просто визначається відчуттям «своєї тарілки»: якщо на роботі ви, як риба у воді — значить, тест пройдений і результат позитивний. Отже, хай хтось посміє буркнути, мовляв, незамінних не буває. Це хто завгодно — тільки не секретар! Це фахівець, без якого неможливе існування жодного офісу в світі. Професія ця ділиться на масу категорій, має безліч назв, причому, серед деяких принизливе «секретар» опускається. Голова обертом йде — особливо у тих, хто вперше намагається влаштуватися на таку роботу.

Табель про ранги

Секретар в приймальні. Офісний цербер з мелодійним голосом, служить буфером між директором, менеджерами і клієнтами. Секретар-референт. Посада, що вимагає ерудиції та ініціативи, оскільки передбачає обробку маси свіжої інформації. Офіс-менеджер. «За протоколом» це співробітник, що координує роботу цілого штату секретарів у великій компанії. Але за функціями частіше наближений до секретаря. Це ви: багатьом не подобається розхоже «секретарка» — офіс-менеджером іменуватися куди почесніше. Персональний асистент. Права рука директора: функції органайзера, нагадування і навіть олівцевого точила. І в той же час — об'єкт загального поклоніння і трепету: хто ще, як не особистий асистент боса, має безпосередній доступ до його тіла? Втім, це класифікація де-юре — насправді варіацій безліч, а вищеописані спеціалізації в чистому вигляді не зустрічаються практично ніде, суцільні гібриди. Але де-факто все ж таки можна виокремити два основні типажі.

«Принеси-подай»

«Забезпечення життєдіяльності офісу». Ця розмита вимога, ніби біблейне інакомовлення, включає багато що — і ту ж каву, без якої не завирує кров в жилах шефа, і щотижневий п'ятничний тур на пошту для відправлення купи рекомендованих листів, і закупівля-розподіл канцелярії (раптом менеджер залишиться без степлера, а принтер — без картриджа!). А також багато — багато чого! — іншого. Причому, не відміняє обов'язків класичного білого комірця — ведення діловодства. Втішає лише вимога зі знання основ лише його — а не всіх підводних каменів і перебігу юриспруденції. Обов'язків безліч... А як же права? Скажемо чесно і відразу: право на відпочинок секретар має тільки після канонічних «18.00», та й то не щодня. А спочатку доведеться частенько засиджуватися після роботи — щоб, як вже сказано, налагодити ту саму життєдіяльність. З часом легшає: життя розмірено тече своїм руслом (яке формує сам секретар) і з'являється більше часу... на інші клопоти. Приблизно наступні. Традиційні функціональні обов'язки секретаря: ведення загального діловодства; складання і облік елементарних документів; ділове листування (тут може знадобитися той самий «базовий англійський», і неодмінно хороша пам'ять, а також відсутність звички відкладати все в довгий ящик); прийом відвідувачів (мила усмішка, приємний голос по телефону повинні приборкувати навіть найнервовіших потенційних клієнтів); бронювання квитків/готелів (тут-то і стануть в нагоді сталеві нерви і чекістська витримка! У офісних баталіях і дебатах з керівництвом не витрачається стільки нервових клітин, скільки при спілкуванні з «потойбічним» голосом «ворожого» менеджера в очікуванні потрібної відповіді); «чай-кофе-капучино» (чайну церемонію влаштовувати навряд чи доведеться, але добре заварений напій, приправлений люб'язною усмішкою, — важливий чинник для виклику (ні, не потойбічних сил — це вже спіритичний сеанс!) добросердя і розташування клієнта); референтування (цікаве заняття, що вимагає інтелектуальних зусиль і творчих здібностей); протоколювання нарад (уважність і навики стенографії допоможуть не упустити важливої думки, що прозвучала на плануванні); організація заходів (а-ля конференції, наради, корпоративні вечірки... У маленьких компаніях, як правило, обмежуються останнім пунктом); виконання незначних доручень начальства, як похід за мінералкою або купівля словників. Далі буде...

всі новини